Como parte de la función comercial que llevamos a cabo en Tresite, contamos con las relaciones publicas que se pueden generar en la participación en eventos, alianzas comerciales y demás. Al planear pero sobre todo evaluar los resultados de estas funciones se encuentra un vacío respecto a la efectividad de las mismas, entonces me puse a pensar ¿Como pueden las empresas hacer actividades del Marketing y poder medir de forma correcta su efectividad? bueno como proyecto "piloto" participamos el viernes 29 de Nov. como patrocinadores de un desayuno empresarial en la ciudad de Monterrey en el cual implementamos estrategias en el antes, durante y después del evento logramos concluir en un proceso fijo para relaciones publicas que se basa en los siguientes puntos:
1. Tener un contacto cercano con organizadores y patrocinadores de algún evento: antes de asignar recursos, tiempo y dinero en algún evento se necesita primero que todo establecer una relación cercana con las personas a cargo de la logística y planeación de algún evento y también con el comité de patrocinadores. Esto nos ayuda a concentrar los recursos estrictamente necesarios y sobre todo ahorrar tiempo en puntos en los que algún patrocinador pueda apoyarnos.
2. Establecimiento de horarios y fechas fijas para promoción: cuando se establece un comité organizador en el que patrocinadores y organizadores de algún evento de corte empresarial, mucha información queda dispersa o que no depende directamente de nosotros como empresa, así que fijar horarios de trabajo (solo para el evento) y fechas de su realización, facilita enormemente la disponibilidad que se tenga en un horario laboral normal. (debemos recordar que no debemos descuidar las funciones normales de la persona a cargo del Marketing de una empresa solo para que se dedique a un evento)
3. Promoción y publicidad del evento: Si nuestra empresa participa en un evento corporativo llámese Expo, Convención, Desayuno Empresarial, Cata de Vinos o cualquier otro, debemos establecer una imagen de promoción y publicidad en el cual se deslinde lo mas posible la propia imagen que se tiene en la compañía. Recordemos que estos eventos los hacen varias empresas, así que homologar imágenes, publicaciones y diseños gráficos referentes al evento debe ser la misma para todas las empresas que patrocinen.
4. Imagen y mas imagen: no importa el tipo de evento, SIEMPRE debemos llevar algo que
5. Contactos directos: Mientras estamos en el evento, muchos representantes de empresas (aunque no sean las que deseemos como clientes), suelen preguntar por lo que hacemos en la compañía, debemos tratarlo y hablarle de la mejor forma posible. Esto se traduce a que "debemos tratar a todas las empresas como si fueran nuestros mejores amigos".
6. No dar toda la información: siguiendo el punto anterior, debemos dar información de la empresa, pero aun así debemos guardar cierta discreción y privacidad respecto a lo que informamos a las empresas que acudan a un evento, no sabemos que representante funge como "Mystery Shopper" :s
Estos puntos en resumen nos hablan de lo que debemos hacer antes y durante el evento, pero después de esto ¿que sigue? ¿como evaluamos si estas recomendaciones son buenas para el cumplimiento de objetivos comerciales de las empresas?, aquí están algunos indicadores que podemos usar para medir la efectividad de participar en algún evento empresarial.
1. Llamadas telefónicas: si vemos que aumentaron las llamadas después del evento, significa que tu empresa llamo el interés de otras. debemos tener cabeza fría, recordemos que hay una probabilidad del 5% al 10% de las llamadas que entran realmente tiene "chanza" de convertirse en cliente potencial.
2. Entradas a pagina web: Si en el Merchandising o la imagen corporativa (tarjetas de presentación, hojas membretadas y presentaciones comerciales) que llevas al evento cuenta con tu pagina web escrita y registraste un aumento del 35% al 40% mínimo en las entradas, podemos decir que tuvimos una penetración exitosa en el evento.
3. Lazos comerciales: No solo las empresas te buscan en un evento para "venderte" algo, a veces algunas compañías (como Tresite) también busca asociados comerciales que apoyen a su función de posicionamiento e imagen según la región o el territorio.
Esto fue parte de lo que desarrolle para el evento de la semana pasada. ¿Que concluimos con esto? resumiendo el trabajo hecho y los resultados obtenidos, vemos que estos eventos son importantes para cualquier compañía que requiera hacerse de un lugar en su mercado y también que los resultados se ven en un mediano plazo (aprox. 3 a 6 meses) así que si se va a invertir, debemos justificar ese gasto y velar por su recuperación en aumento de ventas en ese periodo.
Nos seguimos leyendo :D
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@Tresite
Felicitacones hijo... vas muy bien, te falta camino por recorrer, pero vas a llegar muy lejos... un abrazo
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