lunes, 21 de octubre de 2013

Redes Sociales...Aliados de la Comunicación Interna.

Empieza mi día, la computadora tarda en prenderse, es una PC y cada vez es mas lenta en su arranque, no me preocupa, me da el tiempo necesario para prepararme mi café, 1 minuto y medio y aún así todavía espero a que inicie completamente. Doy mis primeros sorbos de mi café acompañado con esas galletas nutritivas. La oficina esta silenciosa no está de más son minutos antes de las 8 de la mañana, he tenido que ajustar mi horario por la entrada de mi hijo a la primaria y llego 1 hora más temprano.  

La computadora está lista, y la comunicación empieza a fluir, el messenger ahora Skype se conecta automáticamente, llegan los mensajes que no habían sido entregados el día anterior, el correo abre y se empiezan a bajar los correos, tampoco son muchos, algunos de publicidad o boletines a los que estoy suscrito con las noticias principales del día. Un vistazo de 10 minutos a los sitios relevantes me abren el panorama de lo que está sucediendo en nuestro giro, la tecnología que si no le sigues la pista día a día se te escapa de las manos, que se vuelve obsoleta tan rápido que frustra el no poder ni siquiera haberla identificado.

Se oye un ruido en la puerta, llega Lalo, como siempre puntual a su horario, un saludo breve y a lo que llega a trabajar, a ponerse "en línea" para dar servicio a uno de nuestros clientes principales (GFR Media), uno de los primeros que hizo impulsar nuestro negocio de consultoría web y después de más de 7 años seguimos trabajando en conjunto. Se trabaja a distancia ya que el cliente radica en Puerto Rico, la isla del encanto y paraíso para muchos que la conocemos. 
Se abre el Tweetdeck en mi computadora, por fin después de 5 minutos, y escribo mi primer mensaje del día "#Blog: escribiendo post...", inmediatamente después llega la primer notificación del día "#Tresite: buenos días, revisando correos..." de parte de Lalo, yo hago lo mismo como una señal de que ya estamos en la oficina y por lo tanto "disponibles" para trabajar, ¿Pero que es esto del TweetDeck/Twitter y como lo usamos en Tresite?

Hace ya más de 4 años decidimos crear cuentas exclusivas de la empresa generalmente con el prefijo "tresite" y el nombre, la mía por ejemplo es "tresitecarlos" y las configuramos privadas para temas exclusivamente internos. 
Todos somos seguidores de cada uno de los miembros de la empresa y generamos un proceso alrededor de

esto, transmitimos los objetivos al equipo y comenzamos a probar. El objetivo principal era "twitear" cada inicio de tarea un texto que describiera lo que estábamos a punto de empezar. Esto ha dado muchos resultados por ejemplo con esto nos una idea general de lo que hacemos en la empresa y sobre todo cuando lo hacemos y de igual manera integrarnos con la gente que trabaja de forma remota. Es una forma de comunicación grupal en el momento que sucede, cuando alguien tiene una duda o una necesidad que debe ser resuelta en el instante, la "twitea", cuando alguno de los recursos está en capacitación con un cliente en sus oficinas "twitea" una foto con todo el grupo, también ha servido para saber cuando llegan al inicio del día con el mensaje de "Buenos días..." y de igual manera cuando ya no están al final del día. Si por alguna causa te ausentas uno o varios días te puedes poner al tanto de manera rápida lo que sucedió en la empresa viendo el Timeline.

Sigo escribiendo el post del blog, le dedico una media hora, para escribir mis ideas y le voy dando forma, no lo termino lo voy a dejar para mañana. Ahora abro el TweetDeck de nuevo y escribo "#Yammer: revisando posts....", al mismo tiempo veo que otros mensajes de Luis y Alex "#Tresite: buenos dias...", acaban de llegar a la oficina y están disponibles para trabajar, son las 8:30 y empieza a haber más movimiento tanto en la oficina como en nuestras redes sociales.

Y esto del #Yammer que es?. Abro mi navegador preferido en este caso, Chrome, por su facilidad y simpleza hacen que no tenga competencia para mi.
Tecleo la dirección www.yammer.com e ingreso con mi cuenta personal de Tresite. Esta herramienta tiene un poco más de un mes que decidimos integrarla y la puedo describir como un Facebook de empresas y es tan así de claro porque su interface es un "clon" de lo que es en sí esta red social de tanto impacto a nivel mundial. Y estas características nos han permitido adoptarla y usarla de manera más fácil.

   Veo un post de Lalo sobre una herramienta que nos recomienda para generar "screenshots" y compartirlos, veo el artículo, le pongo "like" en su post y le escribo un comentario agradeciendo su colaboración. Sigo leyendo y veo un "post" de Laura anunciando que llegará más tarde ya que estará en un desayuno, en una conferencia mensual a lo cual estamos inscritos en donde tocan varios temas del giro. Sigo leyendo, veo un post de Luis que describe que ayer se hizo una actualización en el sitio del cual es responsable y nos comparte lo nuevo que ha implementado, le pongo "like" a su post. Sigo leyendo a ver si hay algún otro post que no había leído previamente.


 Este proceso surgió por una necesidad evidente de estar más integrados como empresa en todos los aspectos, queríamos fortalecer y unificar la comunicación interna ya que antes de esto teníamos muchos canales que

varias ocasiones generaban confusión o malos entendidos. Con esta herramienta eliminamos prácticamente los correos internos lo que había sido identificado como un problema de saturación y distracción. 

Decidimos crear "Grupos" dentro de la herramienta y generamos uno por cada área de la empresa, para que ahí "postearan" lo que estuviera ocurriendo en sus tareas, actividades, estrategias, resultados, éxitos y cualquier inquietud digna de compartirse. También se generaron "Grupos" variados para generar una base de conocimiento donde todos puedan colaborar con tutoriales, vídeos, herramientas, tips, links de referencia y así crecer juntos, aprender y estar en el mismo canal.
Estos procesos han cambiado por mucho nuestra comunicación interna y pasamos de ser recursos aislados, ocultos en su "mundo" a ser una comunidad integrada y comprometida en compartir, en comunicar la información relevante a la empresa. 

En Tresite ahora estamos ocupados en esto, a generar procesos de comunicación interna y externa que faciliten el flujo de información, es parte de nestra metodología. Preocuparse no sólo por hacer el trabajo con calidad y cumplimiento también es necesario el preocuparse por transmitir avances, transmitir posibles conflictos en el momento que ocurran es una necesidad. Y de igual manera compartir los éxitos es parte del proceso, los logros individuales, los reconocimientos para afianzar nuestra motivación y sigamos en el mismo camino de ayudar a nuestros clientes en sus estrategias.

Vuelvo a abrir el TweetDeck escribo "#Blog: fin del post"...


Visita nuestra pagina web y lee mas sobre nosotros y lo que ofrecemos para tu compañía. 


@Tresite 

2 comentarios:

  1. Excelente forma de presentar como trabajamos.. me gustó mucho Carlos.

    Gracias por ser el "quarterback" de todas las herramientas que usamos en Tresite.

    =)

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  2. No me imagino ahora sin usar el twitter de manera interna, es una herramienta que nos ha dado en tiempo real lo que pasa en TRESITE, y más para los que estamos de manera remota. Nos permite estar comunicados siempre...

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